Mari Membaca: Article Summary - Knowledge Management Strategy Helps Gas Company Retain Worker Know-How

Sumber: http://searchcontentmanagement.techtarget.com/feature/Knowledge-management-strategy-helps-gas-company-retain-worker-know-how

Perusahaan Pacific Gas&Electric memberikan saran tentang cara untuk berpegang pada pengetahuan institusional ketika para pekerja yang sangat berpengalaman mendekati usia pensiun. Ketika pekerja berpengalaman Pacific Gas dan Electric pensiun, cukup banyak pengalaman kebijaksanaan keluar dari pintu perusahaan. Tanpa pengetahuan tersebut, pengganti dapat mengisi truk layanan atau tertembak oleh seorang peternak marah saat berkendara di jalan yang salah untuk sampai ke gardu yang rusak.

Itu benar: menembak. Ruang terbuka lebar di beberapa bagian California masih memerlukan kebijaksanaan dalam batasan tertentu untuk menavigasi dengan aman. Dan kita tidak hanya membicarakan je ne sais quoi.

Untuk mencegah skenario tersebut dan membantu menghindari banyak yang lain, Pacific Gas dan Electric Corp dari San Francisco telah mengembangkan strategi manajemen pengetahuan bertujuan untuk mengurangi hilangnya harta pengetahuan yang signifikan yang berada dalam pikiran orang-orang terdahulu. Gelombang dari pensiun yang tertunda selama beberapa tahun ke depan, yang mewakili hampir setengah tenaga kerja saat ini dari 21.000, mendorong perusahaan untuk menunjuk potensi kerugian dari sejumlah besar informasi kolektif sebagai "topik yang menjadi perhatian" kembali pada tahun 2009. Sekarang, harus dilakukan suatu pekerjaan untuk memastikan pengetahuan tacit pekerjanya 'akan diteruskan.

Bahwa manajemen pengetahuan- bagaimana untuk mengambil kecerdasan kolektif dan membuatnya dapat digunakan kembali untuk karyawan muda dan lebih baru - merupakan tantangan yang saat ini sedang dihadapi oleh banyak organisasi , sekitar 43% dari tenaga kerja AS , mulai mencapai usia pensiun pada 2011 . Gelombang pensiun diperkirakan akan mencapai puncaknya pada tahun 2020 dan terus selama satu dekade lain setelah itu.

            PG & E menggunakan proses langkah-demi-langkah untuk mengidentifikasi karyawan mendekati masa pensiun yang mungkin memiliki berharga 'pengetahuan suku' yang akan membuktikan risiko kehilangan pengetahuan tersebut.

Untuk Pacific Gas dan Electric (PG & E), ini berarti bahwa dalam tiga sampai lima tahun ke depan, hingga 45% dari karyawan akan memenuhi syarat untuk mulai menggambar dari paket pensiun. Itu sangatlah penting untuk PG & E karena "dibutuhkan setidaknya tiga sampai lima tahun untuk melatih seseorang untuk mengambil posisi lineman listrik," kata Kent Lamb, manajer pengembangan karyawan di PG & E. Saluran gas teknisi dan linemen listrik membuat 27% dari PG & E tenaga kerja.

Ketika seseorang baru dipekerjakan di gas alam dan utilitas listrik sebagai lineman, mereka biasanya menghabiskan tiga tahun sebagai magang sebelum mendapatkan posisi harian. Pada saat itu, mereka sudah mendapat pengetahuan teknis yang diperlukan untuk pergi ke lapangan dan memperbaiki jalur yang rusak, kebocoran dan transformer, tapi mereka tidak berpengalaman sebagai seseorang yang telah bekerja, katakanlah, 30 atau bahkan 15 tahun. Domba mengatakan kurangnya pengalaman relative dapat memiliki dampak negatif  pada produktivitas tim, keandalan layanan perusahaan kepada pelanggan dan keselamatan karyawan.

Lamb, yang telah berbicara tentang PG & E manajemen pengetahuan strategi di konferensi teknologi, mengatakan jenis informasi yang perusahaan cari untuk dibagikan sebelum seseorang meninggalkan perusahaan adalah pengetahuan yang sulit untuk dijabarkan. "Ini tidak didokumentasikan dan itu unik," Lamb mengatakan, "Beberapa orang menyebutnya 'pengetahuan suku,' tapi itu jenis pengetahuan yang perlu dibagi."

Mengidentifikasi Pengetahuan Tacit

Pengetahuan eksplisit adalah jenis informasi yang biasanya dianggap sebagai "apa" yang dapat disampaikan di kelas, dan melalui buku dan online. Pengetahuan tacit adalah "bagaimana" Anda biasanya mengumpulkan dari waktu ke waktu dari pengalaman dunia nyata dan sesi satu-satu dengan master dari seni atau keterampilan tertentu.Ringkasan penilaian risiko individu diberi bobot dan diberi nilai untuk menentukan bagaimana untuk menekan kasus individu mereka untuk organisasi.

"Tantangannya adalah, bagaimana kita mendapatkannya dari individu, bagaimana kita memilikinya dan memasukkannya ke dalam format yang mudah untuk menggunakan kembali?" Kata Lamb. "Kadang-kadang di kepala, catatan pribadi mereka atau pada smartphone."

Misalnya, mengetahui bagaimana untuk masuk dan keluar dari lokasi terpencil atau pecabangan mana dari jejak jip yang ada untuk diambil setelah hujan badai berat bisa menjadi masalah keamanan. "Pengetahuan suku intim daerah" adalah salah satu jenis PG pengetahuan & E ingin membuat tersedia untuk para pekerjanya.

Eksekutif PG & E juga menemukan diri mereka pada risiko kehilangan keahlian dalam prosedur yang unik, sistem informasi, penjual dan produsen kontak, metode diagnosis, dan pemecahan masalah yang kompleks. Untuk membantu mencegah kehilangan, perusahaan membentuk tim untuk mencari tahu bagaimana risiko-risiko dapat dikurangi. Kelompok ini mulai menggali ke dalam pengembangan strategi manajemen pengetahuan perusahaan dengan menyelidiki perusahaan lain, seperti Chevron, tentang rencana terkait, kata Lamb.

Grading Risiko Kritis

PG & E departemen sumber daya manusia menggunakan software SPSS IBM yang melacak usia karyawan, masa jabatan mereka sebagai karyawan dan ketika mereka menjadi layak untuk pensiun. Hal ini juga dapat menunjukkan tren gesekan kemungkinan dan "semua jenis nilai dan faktor," yang meliputi perkiraan nilai dari rencana 401 (k) , berapa banyak anak tinggal di rumah dan berapa banyak yang di perguruan tinggi, kata Lamb. Ini membantu menentukan di mana rencana pengembangan tenaga kerja yang paling penting. Butuh sekitar 5 bulan bagi tim untuk mendesain form yang manajer departemental  dapat isi untuk setiap pekerja.

            Rencana aksi didesain untuk karyawan sehingga pengetahuan nya dapat ditransfer ke karyawan lain atau direkam dengan cara yang dapat dikonsumsi atau digunakan kembali. Supervisor menyelesaikan "penilaian risiko" dalam kelompok kerja yang mereka merasa memiliki pengetahuan kritis bagi organisasi. Bentuknya ulasan 10 jenis pengetahuan, dan pengawas diminta untuk melengkapi penilaian setiap 18 bulan. Mereka menggolongkan tiga kategori utama: kekritisan pengetahuan, waktu keberangkatan karyawan dan kekuatan individu, yang menunjukkan kemampuan mereka untuk melangkah ke sepatu ahli lain dan mengisinya, dalam keadaan krisis atau ketiadaan. 

"Apa yang kami minta pengawas lakukan adalah sedikit keluar dari keahlian mereka," kata Lamb. Dia menyarankan bahwa suatu organisasi akan terlayani dengan baik jika sudah "mengalami kegiatan dimana praktisi manajemen pengetahuan bertugas mengangkat beban berat." Pihaknya membantu supervisor mendokumentasikan penilaian sehingga ia kemudian dapat mengidentifikasi individu yang harus ditampilkan dengan rencana aksi individu.

"Ini hanya penetapan tujuan 101," kata Lamb. "Tidak ada yang ajaib tentang hal ini." Dia mengatakan hasil penilaian "Dalam ringkasan yang bagus dari orang-orang dalam organisasi Anda yang dimana anda harus bekerja dengan mereka." Kuncinya kemudian menetapkan tujuan yang sangat spesifik dengan orang-orang yang memegang kunci terhadap pengetahuan tacit tersebut.

Mendapatkan individu untuk kemudian merekam pengetahuan mereka adalah langkah berikutnya dalam strategi manajemen pengetahuan. "Anda perlu menyambar ego mereka sedikit," katanya. "Dorong mereka untuk meninggalkan warisan."

Memperbarui dan Menciptakan Konten Pengetahuan

Cara-cara di mana mereka melakukan itu termasuk mengoreksi dan memperbarui manual instruksional, dan menciptakan "notebook pengetahuan," baru yang dimana karyawan yang lebih tua didorong untuk menyimpannya. Perusahaan juga telah menerapkan program mentoring dan tugas rotasi sehingga pekerja muda dapat mengumpulkan pengetahuan melalui observasi. PG & E juga mengembangkan materi pelatihan online baru yang ditulis oleh populasi para ahli.

"Kami kemudian memantau kemajuan," kata Lamb, "dan memberikan laporan ringkasan untuk manajemen tingkat atas dan kemudian melacak hasil."

Meskipun tidak ada nomor keras yang tersedia, Lamb mengatakan, berdasarkan kasus per kasus, pengawas mengatakan hal-hal seperti, "'Hei saya bisa bernapas lebih mudah sekarang.' Dan mereka dapat menunjukkan pelatihan yang telah terjadi dan telah mengatakan kepada kami bahwa mereka dapat mendistribusikan karya antara orang-orang lebih merata sebagai hasilnya. "

Sosial Media Memainkan Peran Penting

Lamb mengatakan PG & E menggunakan SurveyMonkey untuk penilaian risiko online. Ia menyebut produk "sedikit rumit" dan mengatakan ia akan sering men-download informasi survei ke file Excel untuk melacak hasil dan membuat rencana aksi untuk masing-masing karyawan. Pengawas dan pihak lain yang berkepentingan menggunakan Microsoft SharePoint untuk melacak kemajuan rencana aksi karyawan.

Lamb mengatakan departemen sumber daya manusia telah memulai program percontohan Microsoft Yammer untuk menambah dimensi sosial perusahaan untuk keseluruhan program pengumpulan pengetahuan . Yammer adalah perangkat lunak jaringan sosial Microsoft.

"Saya akan senang melihat perusahaan tumbuh di daerah-daerah," kata Lamb. "Media sosial adalah peluang pertumbuhan bagi kita. Ini akan menjadi sangat penting bahwa kita -. Sebagai perusahaan -. Datang ke kecepatan di media sosial. Hal tersebut merupakan apa yang diinginkan generasi mendatang".